【企業(yè)管理】公司日常事務(wù)流程分析優(yōu)化

　　公司事務(wù)體系是由各個(gè)事務(wù)流程構(gòu)成的，通過(guò)公司日常事務(wù)流程分析，首先可實(shí)現(xiàn)事務(wù)性工作的可視化，使工作信息得以共享，并可尋找到創(chuàng)造價(jià)值的工作和不創(chuàng)造價(jià)值的工作，尋找到必要但不合理的工作，從而形成需要改善的課題。

　　公司事務(wù)流程的可視化

　　為了明確事務(wù)性工作流程的工作內(nèi)容構(gòu)成和過(guò)程，首先按以下順序進(jìn)行事務(wù)流程的可視化分析。

　　1)選擇本部門(mén)的主要事務(wù)。

　　2)調(diào)查該事務(wù)的處理狀況。

　　3)調(diào)查各個(gè)時(shí)間段、每日、每月的事務(wù)量。

　　4)調(diào)查各個(gè)部門(mén)(個(gè)人)間的分工。

　　5)確定本部門(mén)的瓶頸：能力的瓶頸、時(shí)間瓶頸等。

　　在事務(wù)流程分析中應(yīng)用IE的分析方法和思路，把事務(wù)性工作進(jìn)行分類(lèi)和圖示化。

　　將看不見(jiàn)的事務(wù)可視化。實(shí)際工作可以用圖畫(huà)表現(xiàn)，容易理解，較易展開(kāi)討論。

　　可以明確整體的相互關(guān)系，通過(guò)將前后部門(mén)聯(lián)系起來(lái)看，可以發(fā)現(xiàn)重復(fù)作業(yè)。實(shí)態(tài)把握較快，流程圖的繪制會(huì)比用文字描寫(xiě)事務(wù)流程更快，更清楚。

　　公司事務(wù)流程的分析

　　在事務(wù)流程可視化的基礎(chǔ)上，首先對(duì)事務(wù)流程從工作內(nèi)容、工作時(shí)間、工作人數(shù)上進(jìn)行分析，之后再分析流程中每個(gè)工作的瓶頸，包括時(shí)間、人力、硬件能力、其他，最后綜合以上分析，匯總合理化建議，需提高的點(diǎn)、需改善點(diǎn)，等等。

　　在問(wèn)題分析中，工作內(nèi)容的瓶頸有些是單一的，有些是多重的；有些是工作資格的，有些是技術(shù)的，等等。這里進(jìn)行充分的分析，將會(huì)有利于下一步問(wèn)題解資格的，有些是技術(shù)的，等等。這里進(jìn)行決方案的分析，實(shí)施改善計(jì)劃。

　　公司事務(wù)流程的問(wèn)題點(diǎn)分析和改善計(jì)劃

　　匯總以上分析，制訂改善計(jì)劃，通過(guò)對(duì)主要流程的可視化分析、具體工作內(nèi)容和瓶頸分析、問(wèn)題點(diǎn)改善方案分析，明確流程中的問(wèn)題點(diǎn)，提出改善方案。

　　事務(wù)性工作時(shí)間抽樣分析

　　事務(wù)時(shí)間分析最終是由每個(gè)人按責(zé)任分工的不同，共同完成的。人的工作時(shí)間效率也就是工作的效率。通過(guò)時(shí)間抽樣分析，定量確定人的工作浪費(fèi)點(diǎn)，形成改善課題。從中尋找不創(chuàng)造價(jià)值的時(shí)間和工作內(nèi)容。

　　事務(wù)抽樣分析，主要針對(duì)事務(wù)性工作的人員。

　　例如人員的工作狀態(tài)，針對(duì)辦公室現(xiàn)場(chǎng)抽樣的數(shù)據(jù)結(jié)果分析。

　　辦公室工作的主要內(nèi)容

　　在位置上：閱讀(電腦)，閱讀，書(shū)寫(xiě)(電腦)，書(shū)寫(xiě)，電話(huà)，資料整理，思考，說(shuō)話(huà)休息，小睡，其他。

　　在辦公室內(nèi)：會(huì)議室(會(huì)議，討論步行，說(shuō)話(huà)，復(fù)印，尋找(資料、人等)休息，小睡，其他。

　　不在辦公室：出差，外部會(huì)議(明確回來(lái)時(shí)間)，外部會(huì)議(不明確回來(lái)時(shí)間)，到外部門(mén)明確回來(lái)時(shí)間，到外部門(mén)(不明確回來(lái)時(shí)間)，不知。

　　IE是浪費(fèi)定量化和改善技術(shù)，是管理改善技術(shù)。公司日常事務(wù)流程分析中把IE的工具和方法應(yīng)用到事務(wù)性工作的浪費(fèi)定量化和改善之中。其關(guān)鍵是為提高，改善工作環(huán)境，效率，質(zhì)量提煉形成改善課題。找出非規(guī)律工作，找出不合理的時(shí)間分配、不合理的工作內(nèi)容、不直接創(chuàng)造價(jià)值的工作，找出工作的瓶頸、人力資源的瓶頸時(shí)間的瓶頸、能力的瓶頸和技術(shù)的瓶頸。